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学校印鉴管理和使用规定

日期:2017-12-07 14:55 文章点击数:0 来源:

一、公章的管理

(一)学院公章由办公室指定专门管理人员保管,学院下发的各部门印章由各部门确定专人负责保管。

(二)公章管理人员因岗位调整应及时办理印鉴交接手续。

(三)公章管理人员临时不在岗位时,经办公室主任批准,由办公室其他工作人员临时替代管理。

(四)公章保管人员必须坚持原则,严禁擅自动用公章,不许在空白信纸、公文纸、介绍信上盖印。

(五)学院公章的刻制和作废由办公室统一办理,严禁其他部门和个人私自办理。公章领用和移交应填报《印签领用/上交登记表》。

二、印鉴的使用

(一)因公使用

1.需要盖学院印章的公文,应有经办人员拟稿、经相关人员会稿,办公室主任审核,分管院领导核稿或签发;对外公文需由院长或书记签发。

2.部门起草的以学院名义外发的函件需填写《教职工印鉴使用登记表》,经分管院领导签批,由办公室办理。

4.非公文用印,应由经办人详细填写《教职工印鉴使用审批表》,标明用章文件的内容、份数,经部门领导审核、分管院领导批准,由办公室办理。(如情况紧急,需以通讯方式报具有审批权限的分管院领导和办公室主任同意后用印,并在《教职工印鉴使用审批表》“备注栏”签字说明,事后必须补办书面手续)

5. 严禁使用各部门印章对外签订合同及其它契约类文书。学院各类合同、协议等法律文书,应由经办人详细填写《教职工印鉴使用审批表》,经部门领导、分管院领导审核,院长批准,由办公室办理。学院各类合同、协议等法律文书需院长签字或盖法人章方可生效。已签字盖章生效的各类合同、协议等法律文书原件需留存办公室。

6.院长的法人章具有法人效力。需盖法人章的,应由经办人详细填写《教职工印鉴使用审批表》,经部门领导审核,院长批准后,由办公室办理。

7.复印学院法人证书正副本、组织机构代码证书正副本、院领导身份证并加盖学院公章的,应由经办人详细填写《教职工印鉴使用审批表》,经部门领导审核,分管院领导批准后,由办公室办理。

8.开具党员组织关系介绍信,办理发展党员政审外调函、党费证用印以及经党委会议研究批准的有关发展党员工作需盖党委公章的,由党委工作部经办人员送办公室办理。

9.各部门需开具对外介绍信,需经分管领导签发,由办公室办理。

10.需要盖部门印章的便函,应由本人填写《教职工印鉴使用登记表》,部门负责人审核签名,印章管理人员办理。

11、任何情况下不能携带学院公章外出或外借。若确因工作需要,需提出书面申请。行政公章需经院长批准,党委公章需经党委书记批准后由办公室指定专人带出。公章带出期间,只可将公章用于申请事由。

(二)因私使用

1.教职工开具各类证明,需加盖学院公章,由教职工本人填写《教职工印鉴使用审批表》,经部门领导审核,分管领导批准,由办公室办理。

2.教职工出国需办理学校证明的,是党员的应由院党委书记签批,其他由院长签批。

3.教职工办理《工作证》,需由本人到办公室办理。

(三)学生使用

1.学生办理各种证明,需由学生所在班级辅导员或班主任到办公室填写《教职工印鉴使用登记表》,经部门领导审核,分管院领导批准,由办公室办理。

2.在校学生需出具在校/在学证明,需到教务处申请,相关部门负责人签署意见,分管院领导签批,教务处办理,办公室签章。

3.学生办理出国(境)证明、非在校生(因退学、休学等原因)需出具证明、补办结业证明、学历证明等,需到教务处申请,相关部门负责人签署意见,分管院领导签批,教务处办理,办公室签章。

4.学生办理休、复、退、转学,补办毕业、结业。肄业证书,需到教务处申请,相关部门负责人签署意见,教学副院长审核,由院长签批,教务处办理,办公室签章。

5.学生统一办理《学生证》,需由辅导员提供编有学生学号的《学生花名册》,由辅导员和系书记签字确认后,到办公室办理。补办《学生证》,需由学生处到办公室办理。

三、电子印章参照执行。

四、质量记录

1.《教职工印鉴使用审批表》XH03BG004-01/0

2.《印签领用/上交登记表》XH03BG004-03/0


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